De betekenis van een goede offboarding

Offboarding is de laatste fase in de employee journey en draait om het afscheid nemen van medewerkers die de organisatie gaan verlaten. Hoewel veel organisaties focussen op onboarding (de periode nadat iemand is aangenomen), is offboarding minstens zo belangrijk. Een goede offboarding zorgt voor een positief imago van je organisatie en behoudt een goede relatie met oud-medewerkers. In dit artikel ontdek je de betekenis van een goede offboarding en hoe je deze fase wel (en ook niet…) kunt aanpakken.  

Wat is offboarding?

Offboarding kan ontstaan door verschillende redenen: van collega’s die je moet laten gaan (onvrijwillig verloop) tot mensen die zelf besluiten om weg te gaan omdat zij ergens anders een betere of leukere baan hebben gevonden (vrijwillig verloop).

Afscheid nemen van collega’s hoort erbij en doorstroom is ook gezond. Alleen valt er nog een heleboel te winnen in de manier waarop. Hoe richt je deze periode in? Hoe communiceer je dit intern? Hoe achterhaal je wat de reden is geweest dat mensen weggaan? En wat leer je hiervan?

Het start bij mindset en het streven dat je mensen fans wilt maken van jouw organisatie. Een slechte offboarding zorgt voor interne onrust en een slechter imago. Een goede offboarding leidt tot waardering en blijvende betrokkenheid (ook van je oud-collega's).

 7 veelgemaakte fouten bij offboarding

Vaak zien we offboarding misgaan op de volgende punten:

• Gebrek aan feedback: er wordt niet gevraagd waarom mensen weggaan, dus je weet ook niet wat je kunt verbeteren en mensen voelen zich hierdoor ook niet gezien.
• Het is te laat: er wordt niet eerder al gevraagd hoe het met mensen gaat, waarom ze blijven en wat ze nodig hebben. Hierdoor mis je kansen om mensen te behouden en komt het besluit om te vertrekken als een verrassing.
• Onveilige gesprekken: het exitgesprek wordt gevoerd in een onveilige omgeving waardoor mensen zich niet durven te uiten.
• In de la: er wordt niets gedaan met de feedback die wordt gegeven.
• Geen communicatie: er is geen communicatie over het vertrek, mensen verdwijnen zomaar wat ook weer leidt tot interne onrust.
• Geen persoonlijk afscheid: bij het afscheid wordt er geen rekening gehouden met de wensen van de persoon zelf. Iemand die niet in spotlights wil staan, wordt toch gevraagd voor een afscheidsspeech.
• Mismatch: er is een afscheidskado maar deze staat niet in relatie tot wat de persoon heeft gedaan (een merci-doos na 25 jaar dienstverband) of totaal niet passend bij de persoon (een bierpakket voor iemand die geen alcohol drinkt). 

3 voorwaarden voor een goede offboarding

Een goede offboarding vraagt dus om aandacht en een proces (zodat je niet iedere keer het wiel hoeft uit te vinden). Hieronder deel ik drie essentiële voorwaarden:  

1.  Wacht niet tot het laatste moment

Je wilt niet dat tijdens de offboarding-fase het een verrassing is waarom mensen weggaan. Als dit wel het geval is, dan heb je wat gemist in de eerdere fases. Check regelmatig in waarom mensen blijven, wat zij waarderen in hun werk en wat ze nodig hebben om zich te blijven ontwikkelen en hun werk goed te doen.

Sta open voor feedback en onderneem actie op basis daarvan. Mensen snappen echt wel dat niet alles aangepast kan worden of aan alle wensen kan worden voldaan, maar een duidelijke ‘nee’ met een uitleg zorgt ervoor dat mensen zich gehoord voelen.   

2.  Voer een exitgesprek in een veilige omgeving

Het laatste gesprek waarin je vraagt naar de feedback van de vertrekkende medewerker, waardering uitspreekt en afspraken maakt over toekomstig contact, moet plaatsvinden in een veilige omgeving. Een veilige omgeving is niet het bedrijfsrestaurant waar iedereen je kan horen, niet een vijf minuten gesprek om te vragen wat iemand nog even kwijt wil, niet met een leidinggevende waarmee een conflict bestaat, en ook niet via een korte digitale vragenlijst.

Naast het gesprek is het belangrijk om een passend afscheidsmoment te organiseren. Doe dit in overleg met de collega die vertrekt.

3.  Analyseer de vertrekredenen

Weet je waarom mensen weggaan? Dit is dé onmisbare vraag in deze fase. Ten eerste om te weten of je in de eerdere fases iets anders had kunnen doen. Dit kan gaan over verwachtingen die misschien niet overeenkwamen of misschien biedt jouw organisatie bijvoorbeeld wel die trainingen maar was het niet bekend bij die persoon.

Vergeet in deze analyse niet mee te nemen in welke fase mensen weggaan (na een week of tien jaar) en welke mensen weggaan (bijvoorbeeld de jongeren, mensen met een bi-culturele achtergrond of specifieke rollen).

De positieve effecten van een goede offboarding  

Een gezonde doorstroom is goed voor jouw organisatie. Het doel is niet dat je tegen heug en meug mensen blijft behouden, maar de manier waarop is belangrijk en je wilt geen onnodig verloop van goede mensen door redenen die makkelijk op te lossen waren. 

Door deze fase goed in te richten krijg je waardevolle feedback waarmee je het werkgeverschap van jouw organisatie kunt verbeteren en maak je van jouw oud-collega’s ambassadeurs die positief over jouw organisatie praten!

Wil je weten hoe je dit praktisch aanpakt? Volg de online training Een succesvolle Employee Journey in 4 stappen (inclusief werkboek) voor maar € 97,-.

Wil je een verdieping maken en vanuit mensgericht werkgeverschap een strategisch employee journey plan opstellen inclusief templates om ook het offboardingproces te verbeteren? Lees dan meer over het Human Journey programma voor HR.