Zo voorkom je dat organisatiecultuur een reden is tot vertrek

Wist je dat 1 op de 4 vertrekkende medewerkers een mismatch met de organisatiecultuur als belangrijkste reden opgeeft? In dit artikel duik ik dieper in de connectie tussen cultuur en verloop, zodat je leert hoe je deze vertrekreden kunt voorkomen in jouw organisatie.

De 3 lagen van organisatiecultuur 

Voor dit artikel gebruik ik het cultuurmodel van Schein als uitgangspunt. Dit model beschrijft organisatiecultuur als een “ui” bestaande uit drie lagen. De buitenste laag is zichtbaar (laag 3), maar de cultuur wordt gevormd door de waarden (laag 2) én wat er in de kern afspeelt: daar waar de (on)bewuste overtuigingen zitten (laag 1).

Vanuit dit perspectief kun je van alles veranderen zoals je tradities, taalgebruik, kleding, arbeidsvoorwaarden, werkomgeving of zelfs de mensen, maar als je niets aanpast in de overtuigingen, dan gaat het schuren en uiteindelijk verandert er niets. Dit zorgt ervoor dat mensen een mismatch kunnen ervaren tussen wat beloofd is en wat de realiteit is.

Wil je een succesvolle organisatiecultuur bouwen? Dan wil je dat alle lagen matchen. Hoe je dit kunt doen? Lees snel verder! 

Laag 1: (on)bewuste overtuigingen

In de diepste laag van een cultuur zitten de overtuigingen, de zogenoemde "onbeschreven regels". Wat is dan zo’n overtuiging? Misschien herken je deze (onbewuste) uitspraken:

• Veranderingen zijn eng
• Mannen zijn betere leiders
• Hoe meer werkervaring je hebt, hoe meer je mee mag beslissen
• Overwerken hoort bij je werk (en laat zien dat je echt een goede medewerker bent)
• Hulp vragen is voor watjes
• Conflicten zijn slecht
• Dit is hoe we het altijd doen, en dat is het beste
• Je mag wel anders zijn, maar je moet wel doen zoals wij doen
• Fouten maken is not done

Herkenbaar? 

Zoals je leest, zullen deze uitspraken niet op de muur staan of in je cultuurboek te lezen zijn. Toch bestaan er in elke cultuur zulke overtuigingen (ook in onze samenleving).

Een eerste stap is bewustwording: waarom doen we de dingen die we doen? Daarom is het zo belangrijk om in de onboardingsfase feedback te vragen (wat heeft je verrast?). Deze mensen zijn nieuw in je cultuur en kunnen daardoor zaken opmerken die je zelf niet meer opvallen (zowel sterke punten als verbeterpunten).

Wat je vaak ziet in de praktijk is dat de beloftes in de vacature (laag 3) niet overeenkomen met de cultuur in de praktijk. De open cultuur blijkt toch te bestaan uit bureaucratie en regeltjes, die flexibiliteit in werkuren is toch structureel overwerken en bij “ons is ontwikkeling belangrijk”, blijkt zonder budget te moeten gebeuren…

Wil je dit gaan veranderen? Dan is het belangrijk dat je de onderliggende verandering in overtuiging communiceert en dat het leiderschap hierin een voorbeeldrol speelt. Bijvoorbeeld fouten maken is leergeld en een leider deelt zijn of haar eigen ervaringen met gemaakte fouten en hoe dat heeft gezorgd dat het uiteindelijk juist beter ging. Of iedereen mag meebeslissen en je organiseert een manier waarop jonge collega’s aansluiten bij een MT-vergadering, of überhaupt vragen aan mensen wat ze zelf belangrijk vinden.

Laag 2: waarden

De tweede laag, die meer zichtbaar is, bestaat uit onder je missie, doelen en waarden: oftewel dit is belangrijk voor ons en hierop baseren wij onze keuzes. Denk hierbij aan termen als Innovatief, Duurzaam, Lef of Vitaal.

De vraag is hier: hoe sluit het aan bij de diepste laag, bij de overtuigingen? De waarde Innovatief matcht niet bij een cultuur waarin de overtuiging bestaat dat fouten maken not done is. De waarde Vitaal matcht niet bij de overtuiging dat structureel overwerken geen negatieve impact heeft op je gezondheid. En de waarde Inclusie matcht niet bij de overtuiging dat je wel anders mag zijn, maar je moet wel doen wat de grootste groep doet.

Wat je hierin te doen hebt is te bepalen wat je waarden zijn (ze zijn er namelijk altijd al, je moet ze alleen aan woorden en gedrag koppelen) en zorgen dat het matcht met de onderliggende overtuiging. Dan gaan waarden echt voor je werken en maak je keuzes op basis van waar je voor staat als organisatie. Hierdoor wordt het makkelijker, en leuker!, om beslissingen te maken in laag 3.

Laag 3: artefacten

De buitenste en derde laag zijn de artefacten en dat is alles wat je aan de buitenkant ziet en hoort. Dit gaat over taalgebruik, over welke kleding je draagt, hoe je de werkomgeving eruitziet, de omgangsvormen, hoe je arbeidsvoorwaarden geformuleerd zijn, welke ontwikkelingsmogelijkheden er zijn tot hoe je contract eruitziet.

Dit is wat medewerkers zien en ervaren als ze de employee journey doormaken in jouw organisatie. Hoe spreek je met elkaar? Wat zijn de vergaderregels? Kun je in stilte werken of in een kantoortuin? Hoe flexibel zijn de werktijden? Welke arbeidsvoorwaarden zijn er? Wat voor kleding mag je dragen? En hoe zit het inwerkprogramma eruit? Om maar wat zaken te noemen.

Hier maak je de match met je waarden: Is Duurzaam belangrijk? Zorg dan voor een duurzaam welkomstpakket bij onboarding, duurzame voeding bij de lunch en zorg dat mensen kunnen bijdragen in speciale MVO-groepen, om maar wat voorbeelden te noemen. 

In deze laag is er ruimte voor creativiteit en is het nodig om goed te weten wat er speelt bij verschillende groepen medewerkers om de beste ervaring te kunnen bieden.

Zo ga je om met een mismatch met de cultuur

Is een mismatch met de cultuur een reden van vertrek? Dan evalueer je de drie lagen: sluit wat we beloven in het wervingsproces aan bij wat we doen? En klopt wat we doen met de waarden die we uitdragen? 

Vraag in een exitgesprek (liefst eerder) het waarom achter de mismatch om zo te leren en meer duiding te krijgen wat je kunt verbeteren. Soms is er namelijk ook een echte mismatch, want niet iedereen past bij elke cultuur, maar dat wil je graag aan de voorkant tackelen en niet achteraf.

Het doel is om onnodig verloop te voorkomen. Dit bespaart in kosten, tijd en energie omdat je geen nieuwe mensen hoeft te werven en in te werken, je geen productiviteit-verlies hebt en dat je imago niet wordt aangetast door negatief vertrek.

Een gezonde doorstroom van mensen is helemaal oké, maar je wilt wel weten waarom, wat je kunt verbeteren én dat ze fan blijven van jouw organisatie!

Human Journey programma 

Wil je hiermee aan de slag? Cultuur is 1 van de 16 thema's van het Human Journey programma voor HR. In 12 weken bouw je een mensgerichte employee journey om het verloop te verlagen. Lees meer op deze pagina of plan een vrijblijvende kennismaking in!